Aufgabe

Ziel ist die Einführung einer neuen, modernen Arbeitsplatzumgebung, mit der die unternehmensweite Zusammenarbeit vereinheitlicht, sowie effizienter und benutzerfreundlicher durchgeführt werden kann. Die heute oft noch lokal gespeicherten Dokumente sollen auf einer gemeinsamen Plattform liegen und gemeinsam durch mehrere Personen bearbeitet werden können.

Das Onboarding von neuen Mitarbeitern und sowie die Einbindung von Partnern soll vereinfacht und der Austausch mit Mitarbeiter an anderen Standorten soll verbessert werden. Durch den Einsatz der neuen Lösung wird zudem zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht und somit auch Reiseaktivitäten eingeschränkt. Insgesamt soll es zukünftig möglich sein, schneller und flexibler zu handeln, um mit Angeboten, Services, Produkten und Beratung individueller auf die Kunden eingehen zu können.

Die neue Arbeitsplatzlösung soll den Compliance- oder Datenschutzanforderungen des Unternehmens genügen sowie die vorhandenen IT-Ressourcen und Skills berücksichtigen. Deshalb sollen auch „As-a-Service-Lösungen“ evaluiert werden.

Lösung

Im Rahmen eines konkreten Projektablaufs mit klaren Projektschritten. Dabei wird zunächst der konkrete Handlungsbedarf und die Erwartungen der Nutzer ermittelt. Anschließend kann der „Projekt-Scope“ und das zukünftige Zielbild für einen „Modern Workplace“ festgelegt werden. Dann erfolgt die Priorisierung der Teilziele sowie die Definition von „Quick Wins“ bereits während der ersten Projektphase. Daraufhin erfolgt die Betrachtung des Ist-Zustands – sowohl hinsichtlich der bestehenden Anwendungs- und IT-Systeme als auch der Geschäftsprozesse sowie die damit verbundenen Verbesserungs-Potenziale.

Im nächsten Schritt erfolgt die Auswahl der Technologien und Anwendungen entsprechend der Kriterien aus den vorausgegangenen Schritten. Im Rahmen der Implementierung erfolgt die Konfiguration der Arbeitsplatzanwendungen entsprechend der Anforderungen sowie Standardisierung, Optimierung und Automatisierung der relevanten Geschäftsprozesse.

Abschließend wird durch den Aufbau der erforderlichen Skills & Mindsets die Nachhaltigkeit der Einführung eines modernen Arbeitsplatzes sichergestellt. Dies wird sowohl durch die frühzeitige Einbindung der Nutzer in das Projekt sowie Schulungen beziehungsweise Coachings sichergestellt.

Beratung | Proof of Concept | Customizing | Schulung/Coaching | Projekt-Management

Microsoft Teams | Office 365 | SharePoint | Power BI | Power Automate 

Ergebnis

Der „Modern Workplace“ zeichnet  durch  eine große Bandbreite von Lösungen und Anwendungen aus. Vernetzte und integrierte Lösungen sichern den schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente sichergestellt.

Die Organisationen ist befähigt gemeinsam Termine zu planen, auf Daten und Dokumente zuzugreifen und Aufgaben wie zum Beispiel Marketing-Kampagnen, Angebote und Bestellungen oder das Produkt-Portfolio im Vertrieb auszutauschen.

Die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens oder bestimmten Abteilungen, auch  standortübergreifend ist effizienter, Medienbrüche entfallen, der Automatisierungsgrad ist erhöht.

Durch die Sicherstellung eines sicheren Zugangs zu Daten und Informationen von überall wird sowohl agiles Arbeiten möglich, als auch die flexible, projektgebundene Einbindung beispielsweise von Freelancern oder Mitarbeitenden im Home-Office.