„Holen Sie neue Mitarbeiter schneller an Bord“

Aufgabe

Ein Handelsunternehmen hat aufgrund der gestiegenen Nachfrage nach seinen Produkten einen erhöhten Personalbedarf, den es schnellstmöglich zu decken gilt. Das Unternehmen arbeitet bisher mit handschriftlichen Vertragsunterzeichnungen im Einstellungsprozess. Nach einer Jobzusage erhalten die neuen Mitarbeiter per Post einen Vertrag, den sie unterzeichnen und anschließend zurückschicken. Kommt es zu einer Vertragsänderung, kann sich dieser Ablauf wiederholen. Dadurch vergehen Tage, mitunter auch Wochen, bis der Vertrag unterschrieben in der Personalabteilung vorliegt. Dies führte in der Vergangenheit immer wieder dazu, dass Arbeitskräfte nicht wie geplant zur Verfügung stehen konnten. Auch der weitere Prozess in der Personalabteilung war durch viele manuelle Schritte geprägt. 

Das Unternehmen möchte nun den Einstellungsprozess weitgehend digitalisieren um so den Aufwand im Recruiting Prozess zu reduzieren und offene Vakanzen schnellstmöglich zu decken.

Lösung

Mit der Einführung der elektronischen Signatur Adobe Sign wurde eine rechtlich bindende Lösung geschaffen, um Arbeitsverträge und andere Dokumente im Personalwesen innerhalb kürzester Zeit zu unterzeichnen. Die Dokumente werden nun aus einer SharePoint-Dokumentenbibliothek des Personalwesens passwortgeschützt direkt an die Bewerber geschickt. Diese erhalten per E-Mail einen Link, über den sie das Dokument direkt unterschreiben können. Die Lösung funktioniert mit gängigen E-Mail-Programmen und Browsern.

Damit der Vertragsabschluss reibungslos abläuft, erhält sowohl die Personalabteilung als auch der neue Mitarbeiter eine automatische Erinnerung, falls zu einem definierten Zeitpunkt noch keine Unterschrift vorliegt.

Das unterschriebene Dokument wird anschließend automatisch in SharePoint gespeichert und beide Parteien erhalten jeweils eine Kopie des Dokuments. Zeitgleich erhält die Lohnbuchhaltung, durch eine Verknüpfung mit dem Microsoft Tool PowerAutomate eine Benachrichtigung, dass ein neuer Arbeitsvertrag vorliegt. So können die nächsten Bearbeitungsprozesse schnell eingeleitet werden.

Adobe Sign | SharePoint | PowerAutomate

Ergebnis

Durch den Einsatz von Adobe Sign in Verbindung mit SharePoint und PowerAutomate konnte die Anzahl der manuellen Schritte innerhalb des Personalbereichs signifikant reduziert werden. So können sich die Mitarbeiter auf ihre eigentlichen HR-Aufgaben konzentrieren. Da die Personaleinstellungen innerhalb kürzester Zeit durchgeführt werden, stehen dem Unternehmen die benötigten Mitarbeiter rechtzeitig zur Verfügung. Auch die Anzahl interner Personaldokumente konnte dank elektronischer Signatur und automatisiertem Workflow deutlich reduziert werden.