„Einkauf | Arbeitsabläufe beschleunigen “
Kollaboration mit Lieferanten durch elektronische Signatur
– schnell, zuverlässig und nachvollziehbar –
Zuverlässige und nachvollziehbare Lieferketten sind essentiell, um gesetzliche Regelungen oder Normen einzuhalten. Durch den Einsatz der elektronischen Signatur ist es möglich, schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können, den Abstimmungsprozess zu digitalisieren und so den Aufwand für alle Beteiligten zu minimieren.
Ihr Nutzen
Steigerung der Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit
Einhaltung rechtlicher und sicherheitstechnischer Normen
Automatisierter und schneller Unterschriftsprozess
Keine Zusatzkosten bei den Zulieferern
Schnelle und einfache Integration in die bestehende Prozess- und Systemlandschaft
Aufgabe
Ein mittelständisches Unternehmen arbeitet mit zahlreichen kleinen und hochspezialisierten Zulieferern zusammen. Die gemeinsamen Arbeitsprozesse basieren auf Liefervereinbarungen, Abnahmeregelungen, Versandvorschriften etc. Bisher wurden Veränderungen in den Arbeitsprozessen per E-Mail oder schriftlich ausgetauscht. Eine verbindliche Annahme der Änderungen erfolgte zumeist nicht. Die so kommunizierten Änderungen werden jedoch häufig nicht oder fehlerhaft umgesetzt.
Das Unternehmen sucht nun nach einer digitalen Lösung mit der eine höhere Verbindlichkeit für beide Seiten erreicht werden kann, ohne einen hohen organisatorischen und kostenträchtigen Aufwand zu verursachen.
Lösung
In einer kurzen Ist-Aufnahme wurden die Prozesse und Prozessschritte in der Zusammenarbeit mit den Lieferanten und Partnern dokumentiert. Hierbei wurde geklärt welche Prozessschritte besonders relevant sind, zum Beispiel hinsichtlich der Änderungshäufigkeit oder der rechtlichen Relevanz.
Durch den Einsatz der elektronischen Signatur Adobe Sign, in Verbindung mit PowerAutomate und SharePoint von Microsoft wurde sowohl der Unterschriftsprozess zwischen den Partnern rechtsverbindlich und deutlich beschleunigt als auch die Dokumentablage automatisiert. Für Dokumente, die bestimmten Laufzeiten unterliegen, wurde eine Erinnerungsfunktion realisiert, um so keine Fristen zu verpassen.
Adobe Sign I SharePoint I PowerAutomate
Ergebnis
Die elektronische Signatur ist eine rechtlich bindende Methode, um eine Einverständniserklärung oder eine Genehmigung zu einem digitalen Dokument einzuholen. Dadurch wurde die geforderte Verbindlichkeit im Lieferantenmanagement erreicht.
Durch den Einsatz von Adobe Sign, in Verbindung mit den Microsoft Tools SharePoint und
Power Automate wurde die Fehlerhäufigkeit reduziert. Bisher manuelle Tätigkeiten wurden automatisiert, so werden beispielsweise Dokumente nun direkt aus SharePoint an die Partner versandt und nach erfolgter elektronischer Signatur automatisch archiviert. Die Lösung erfordert keine zusätzlichen Lizenz-Kosten bei den Zulieferern, sondern kann mit den gängigen, bereits im Einsatz befindlichen E-Mail-Programmen und Browsern umgesetzt werden.
Die Leistungen von arborsys
Individual-Lösungen
Microsoft
Bedarfsanalyse, Planung, Implementierung, Anwendungsberatung, Coaching und Schulung für Office 365, Teams, Sharepoint, Power Automate, Power Apps, Power BI, Dynamics 365 und weitere Microsoft Produkte.