Stellen Sie sich eine Arbeitwelt ohne Internet, ohne PCs, ohne Smartphones und Tablets vor. Was sehen Sie? Es ist eine Arbeitswelt voller Papier und Schreibmaschinen, in der Arbeitstreffen von Hand in Kalenderbücher eingetragen wurden. Wenn wir heute Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Transformation begleiten, stelle ich mir oft diese Arbeitswelt vor. Finden sich unternehmerische Prozesse, die damals ebenso abgelaufen wären, lohnt es sich den Bereich genauer unter die Lupe zu nehmen und zu fragen, ob er digitalisiert werden kann.

Enterprise Portale sind eine Errungenschaft der digitalen Revoultion, für die nur schwer eine Entsprechung in der alten Arbeitswelt zu finden ist. Sie bilden eine Plattform für Zusammenarbeit, in der virtuelle Arbeitsräume für Projektarbeit erzeugt werden können. Sie sind eine zentrale Schnittstelle, über die Kommunikation stattfindet. Und sie dienen dazu, Mitarbeitern Informationen und Wissen zu vermitteln. Da sie in der Lage sind, nahezu alle Aspekte der neuen Arbeitswelt abzubilden, sind sie ein ideales Werkzeug auf dem Weg zu einem digitalen Unternehmen. Die folgenden 8 Punkte markieren die wichtigsten Eckpunkte eines Fahrplans bei der Einführung eines Enterprise Portals.

1. Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen

Der erste Schritt bei der Einführung eines Enterprise Portals ist die Überprüfung aller Prozesse in einem Unternehmen. Stellen Sie sich die Frage, ob Ihr Unternehmen im digitalen Zeitalter angekommen ist. Gibt es noch Bereiche, die durch digitale Technologien verbessert werden können? Lagern irgendwo noch Dokumente mit Informationen, die es nicht digital gibt? Ein Enterprise Portal ist eine Schnittstelle oder zentrale Schaltstelle, an der alle Fäden zusammenlaufen. Die Mitarbeiter eines Unternehmens sollen über das Firmen-Portal schnell zu allen relevanten Informationen kommen.

2. Einbindung von allen relevanten Anwendungen

Ein Enterprise Portal soll die zentrale Anlaufstelle in einem Unternehmen im digitalen Zeitalter sein. Daher ist es ratsam, bestehende bzw. benötigte Anwendungen mit in das Portal einzubinden, so dass der Zugriff darüber stattfinden kann. Nachdem Sie sich einen Überblick über Ihre relevanten Anwendungen gemacht haben, integrieren Sie so viele wie möglich in Ihr Enterprise Portal. Das bringt zwei Vorteile: Erstens lebt ein Portal davon, dass es von so vielen Mitarbeitern wie möglich und so oft wie möglich genutzt wird. Je mehr sinnvolle Anwendungen hier zusammengeführt werden, desto öfter wird es genutzt.

Der zweite Vorteil ist: Sie erhalten Gestaltungsspielraum zur Automatisierung und zur Optimierung von Arbeitsprozessen. Nehmen wir ein Unternehmen wie eine Fahrschule. Über ein Enterprise Portal können die komplexe Planung und Abstimmung von den Einsatzplänen der Fahrlehrer, der Wartung und Belegung der Fahrzeug-Flotte, die mobile Erfassung von Fahrstunden sowie deren Abrechnung zusammengeführt werden.

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3. Anpassung an Mobile Devices

Wenn ich die Entwicklung in den letzten Jahren in den Unternehmen betrachte, komme ich immer häufiger zu dem Schluss, dass wir den Anfang einer neuen Ära erleben. Die Zukunft gehört den mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets. Den klassischen PC wird es nicht mehr lange geben. Unternehmen werden entweder eigene Server betreiben, oder bei einem Anbieter mit einer sicheren Serverfarm Speicherplatz und Rechenleistung mieten. Daten werden verschlüsselt in einer Cloud lagern und der Zugriff darauf erfolgt über die Mobile Devices. Wer sich heute für ein Enterprise Portal entscheidet, muss sich auf diese kommenden Veränderungen einstellen. Ein Portal sollte daher mindestens über eine für mobile Geräte optimierte Variante aufweisen.

4. Kompatibilität zu allen Plattformen

Je nach dem Schwerpunkt, den ein Unternehmen hat, oder je nach Branche, in der es angesiedelt ist, sind unterschiedliche Betriebssysteme an der Tagesordnung. Auch wenn der Name nicht geläufig ist wie der anderer Betriebsysteme, zählt Unix zu den verbreitetsten und stabilsten Betriebssystemen überhaupt. Inzwischen gibt es mit Linux eine benutzerfreundliche Variante. Eine Variante von Unix läuft aber auch im Hintergrund von Googles Betriebssystem Android, das auf der großen Mehrheit der Smartphones läuft. Im Design- und Architekturbereich dominiert immer noch das MacOS von Apple. Zu guter Letzt gibt es noch Windows von Microsoft.

Die Bandbreite ist groß und es ist unwahrscheinlich, dass die Geräte von allen Mitarbeitern ein einziges Betriebssystem als Grundlage haben. Bei der Wahl eines Enterprise Portals sollten Sie darauf achten, dass es plattformenunabhängig ist.

5. Nutzen Sie die Individualisierungsmöglichkeiten

Dieser Punkt steht scheinbar im Widerspruch zu einem der Vorteile, die ein Enterprise Portal bietet – nämlich seine einheitliche Oberfläche, was beispielsweise Schulungen erleichtert. Dieser Vorteil bleibt bestehen, auch wenn jeder Mitarbeiter einen individuellen Zugang bekommt. Nehmen wir den Fall eines Enterprise Portals, das in einem Krankenhaus-Verbund eingerichtet wird, der über drei Kliniken und verschiedene Therapie-Abteilungen verfügt. Den Pflegern und Ärzten wird ein umfangreicher Überblick über die Bettenbelegung verschafft, einen OP-Plan, es gibt aber auch einen Kantinenplan und ein Schwarzes Brett.

Nicht jeder Mitarbeiter in einer Klinik benötigt für seine tägliche Arbeit den Einblick in den OP-Plan. Wenn es drei Kliniken gibt, wird es drei verschiedene Schwarze Bretter geben. Durch die Individualisierung werden Portale zu einem präzisen, hilfreichen Arbeitsinstrument. Dazu ist ein Portal mit flexiblem Recht- und Rollensystem notwendig. Ein Portal, das allen Mitarbeitern alle möglichen Informationen bietet, überfordert und wird nicht sinnvoll angewendet werden.

6. Integrieren oder Erstellen Sie ein Experten-Wiki

Wissen ist eine der wertvollsten Ressourcen eines jeden Unternehmens. Je besser der Zugriff auf relevantes Wissen organisiert ist, desto leichter wird der Arbeitsablauf und desto erfolgreicher das Unternehmen. Ein Experten-Wiki, das von den Mitarbeitern selbst aktiv mitgepflegt wird, schafft eine unschätzbare Quelle für unternehmerischen Erfolg. Dadurch kann dauerhaft Expertenwissen verfügbar gemacht werden, auch wenn ein Mitarbeiter gerade im Urlaub ist.

7. Erweitern Sie den Funktionsumfang durch Apps

Wie bereits erwähnt, lebt ein Enterprise Portal davon, dass es benutzt wird. Durch die Integration von hilfreichen Apps wie einer Wetter-App, Google-Maps etc. wird es für die Mitarbeiter attraktiver, das Portal zu nutzen. Den Möglichkeiten sind hier kaum Grenzen gesetzt. Es gibt spielerische Möglichkeiten, um beispielsweise herauszufinden, wie es um die Zufriedenheit der Mitarbeiter bestellt ist. Dazu lassen sich anonyme Online-Umfragen starten. Auch das gehört zum Alltag in vielen Betrieben: Bundesliga-Tipp-Gemeinschaften können sich über ein Enterprise Portal organisieren.

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8. Nutzen Sie die Vorteile von Collaboration-Systemen oder CMS

Ein Enterprise Portal vereinfacht Arbeitsabläufe und fördert die Zusammenarbeit von Mitarbeitern. Über sogenannte CMS (Content-Management-Systeme) oder Collaboration-Systeme wird die gemeinsame Arbeit an Dokumenten bzw. die Zusammenarbeit allgemein erleichtert und gefördert. In Zukunft wird die Arbeit nicht mehr nur an einem Ort stattfinden. Externe Experten werden für einzelne Projekte zu Rate gezogen und in den meisten Fällen leben diese nicht zufällig am selben Ort, an dem ein Unternehmen seinen Standort hat. Über ein Enterprise Portal können Experten weltweit in die Arbeit einbezogen werden. Virtuelle Arbeitsräume dienen dazu, gemeinsam online ein Projekt zu bearbeiten. Über Videokonferenzen oder Live-Chats wird kommuniziert und über das Content-Management-System können gemeinsam in Echtzeit Dokumente bearbeitet werden.

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