Mit Enterprise Portalen auf dem Weg in die Digitalisierung

 In Digitale Transformation, Softwarelösungen & Technologie

Stellen wir uns den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen vor. Vor 15 Jahren und heute. Im Jahr 2000 gab es noch keine Smartphones und die Digitalisierung steckte noch in den Kinderschuhen. Nach einer kurzen Vorstellung begann die Einarbeitungszeit eine neuen Mitarbeiters, die einige Wochen umfassen konnte. Oft gab es einen Hauptansprechpartner oder Mentor, der sich nach und nach in die neuen Tätigkeiten einarbeitete. Das bedeutete sehr viele neue Informationen, viele Namen der neuen Kollegen und deren Zuständigkeiten.

Die Einarbeitung war ein arbeits- und zeitintensiver Prozess. Informationen waren oft nur in Papierform in Ordnern verfügbar oder waren personengebunden. Vergleichen wir den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen, das über ein Enterprise Portal verfügt. Der Chef begrüßt den neuen Mitarbeiter, zeigt ihm sein künftiges Arbeitsumfeld und überreicht ihm seinen persönlichen Login zum Enterprise Portal. Dort findet er eine persönliche Begrüßung und ein Video, in dem das Unternehmen vorgestellt wird. Es hält alle für den neuen Mitarbeiter wichtigen Informationen bereit. Alle neue Kollegen sieht er samt Name, Profilbild und ihren fachlichen Zuständigkeiten. Arbeitsstandards sind dokumentiert und jederzeit abrufbar. Ein Schwarzes Brett informiert auf der Startseite über die aktuellen Themen. Der Kantinenplan zeigt die Auswahl der Speisen, alle wichtigen Dokumente sind digital verfügbar und auch der Urlaub kann über das Portal direkt beantragt werden.

Was genau leisten Enterprise Portale?

Folgt man der klassischen Definition, dann ist ein Enterprise Portal „nur“ eine zentrale Plattform, die verschiedene Dienste, Prozesse und Anwendungen bündelt. Ich finde aber, dass Enterprise Portale weit mehr sind und noch weit mehr leisten als nur eine Schnittstelle zur Zusammenarbeit und der Organisation von Arbeit. Rein sachlich betrachtet, vernetzt ein Portal zielgerichtet Menschen mit Menschen, verknüpft Anwendungen und macht Daten verfügbar. Diese Definition erfasst aber nur ihren Werkzeugcharakter. Betrachtet man auch die Effekte, die ein Enterprise Portal bewirkt, so gehen diese weit über diese Zwecke hinaus. Denn sie erzeugen in Teams ein Gefühl des Miteinanders, sie vermitteln die Identität eines Unternehmens an seine Mitarbeiter, an Sub-Unternehmen, Zulieferer oder an Geschäftskunden.

Portale sind ein zentraler Ausgangspunkt und bieten Orientierung

In der frühen Phase des Internets waren Portale noch verbreiteter, als dies heute der Fall ist. Anbieter wie AOL, Lycos oder Yahoo waren nicht nur E-Mail-Adressen-Anbieter, sondern ihre Portale stellten einen Einstiegspunkt ins Internet dar. Sie alle verfügten über Suchalgorithmen, mit denen man das Netz durchsuchen konnte. Redaktionen stellten auf die Startseiten der Portale die wichtigsten Informationen, zeigten Nachrichten, schalteten Werbung oder veranstalteten Gewinnspiele. Nachdem sich Google als Suchmaschine durchgesetzt hatte, verschwanden einige dieser Portale und Anbieter.

Im Unternehmenskontext erleben die Portale ein Revival. Sie bieten einen ersten Überblick über alles, was heute wichtig ist und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Funktionen und Anwendungen. Enterprise Portale konzentrieren sich im Gegensatz zu freien Portalen auf alle Informationen, die mit dem Unternehmen zusammenhängen. Sie wenden sich grundsätzlich an zwei verschiedene Gruppen von Nutzern: Interne und Externe.

Die zwei Zielgruppen von Enterprise Portalen

Interne Nutzer, also die Mitarbeiter des Unternehmens, loggen sich im Portal ein und bewegen sich dann in einem nur für sie zugänglichen Bereich – dem Intranet. In manchen Fällen haben die Mitarbeiter nur von den Geräten, die sich innerhalb des Unternehmens befinden, Zugriff darauf. Viele bieten aber inzwischen Web-Anwendungen für mobile Geräte an, so dass ein Zugriff im Prinzip von überall möglich ist. Ein Firmen-Portal kann aber auch über einen Bereich verfügen, der frei im Internet verfügbar ist. Dort wendet sich ein Unternehmen an Lieferanten, Sub-Unternehmen, Geschäftspartner, externe Mitarbeiter und natürlich seine Kunden.

Die drei zentralen Vorteile von Enterprise Portalen

Angenommen ein Unternehmen würde kein Enterprise Portal betreiben, so wären die Mitarbeiter auf unterschiedliche Software angewiesen. Manche würden Outlook und Microsoft Office verwenden, Dokumente lokal bearbeiten und lokal speichern. Und wie schnell vergisst man, seinen Kalender mit den neuen Terminen zu synchronisieren? Wenn all diese Aufgaben zentral über ein Enterprise Portal erledigt werden, ergeben sich für die tägliche Arbeit drei zentrale Vorteile:

  • Eine einheitliche Oberfläche für alle Mitarbeiter erleichtert die Kommunikation. Wenn Neuerungen ein- und Schulungen durchgeführt werden, führt dies zu Erleichterungen und Einsparungen
  • Enterprise Portale stellen sicher, dass man eine gemeinsame Datenbasis hat, die immer up-to-date ist.
  • Verbesserung des Work-Flows durch Single-Sign-on. Das heißt, wer sich einmal bei der Plattform anmeldet, hat Zugriff auf alle relevanten Informationen, Anwendungen, Ebenen und Bereiche.

Enterprise Portale sind ein Mittel gegen die Datenflut

In den letzten Jahren machte sich auch in meiner Arbeit immer mehr bemerkbar, dass die Flut der Daten ungeheuer zunimmt. Täglich bekommen wir immer mehr E-Mails und auf den Festplatten und Servern lagern immer mehr Dokumente und Daten. Das betrifft inzwischen nicht mehr nur große Konzerne, sondern auch kleine und mittelständische Betriebe. Enterprise Portale können hier helfen. Das E-Mail-Aufkommen wird automatisch weniger, wenn die Arbeitsabläufe besser ablaufen und das Portal als Plattform zur Zusammenarbeit genutzt wird.

Über sogenannte Content-Management-Systeme, lassen sich Dokumente gleichzeitig von verschiedenen Orten aus bearbeiten. Eine Diskussionsfunktion erlaubt den Mitarbeitern sich direkt zu einem Projekt auszutauschen. Alle sehen den gleichen, aktuellen Arbeitstand. Missverständnisse werden reduziert, Doppelt- und Dreifachkommunikation wird überflüssig. Das spart wertvolle Zeit, die für die wesentlichen Aufgaben bleibt.

Enterprise Portale schaffen Mehrwert

Dokumente und Datenarchive, die auf Festplatten und Servern gespeichert sind, bringen dort keinen Mehrwert. Über ein Enterprise Portal werden Daten nutzbar gemacht. Sie lassen sich in das Portal einbinden und lagern nicht mehr ungesehen auf lokalen Festplatten. Dadurch können sie in Statistiken einfließen und die wertvollen Erkenntnisse aus ihrer Auswertung genutzt werden.

Beispielsweise im Baugewerbe, das stark von der Jahreszeit und vom Wetter abhängig ist. Gibt es regelmäßig Engpässe im Fuhrpark, die mit diesen äußeren Umständen zu tun haben? Wie entwickelten sich in den letzten Jahren die Anzahl der Aufträge, die Preise für Materialien und was bedeutet das für meine künftigen Kalkulationen? Wo gibt es Spielraum bei der Gestaltung von Einsatzplänen? Die Antwort auf all diese Fragen, die anhand von Datenanalysen beantwortet werden können, tragen zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Der eigentliche Wert von Enterprise Portalen

Ich finde, dass der wirkliche Wert von Enterprise Portalen sich aber nicht ausschließlich an höheren Gewinnen messen lässt, die durch ihren Einsatz möglich sind. Der Wert von Enterprise Portalen geht weit über das hinaus. Durch die Visualisierung von Informationen und Wissen wird gleichzeitig die Corporate Identity eines Unternehmens erzeugt. Sie erlauben es, mehr Transparenz herzustellen, beispielsweise durch einen Blog, in dem der CEO des Unternehmens regelmäßig darüber schreibt, wohin sich der Betrieb entwickelt.

Durch solche Maßnahmen habe ich als Mitarbeiter die Möglichkeit, mich stärker mit meinem Arbeitgeber zu identifizieren. Die verbesserten Kommunikations- und Zusammenarbeitssysteme intensivieren den Teamgeist und das Zusammengehörigkeitsgefühl. Ich meine, dass es kaum etwas Besseres am Ende der digitalen Transformation eines Unternehmens geben kann.

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