Warum das Social Intranet das Firmen Intranet ablöst

 In Connected Services, Softwarelösungen & Technologie

Der französische Philosoph Voltaire sagte einmal: “Das Bessere ist der Feind des Guten.” Ich sehe darin eine Formel, die auf den Punkt bringt, was Fortschritt ist. Wir nutzen eine Technologie so lange, bis eine neuere, bessere sie alt aussehen lässt. So ist es auch im Fall des Firmen Intranets, das sich meiner Ansicht nach selbst überlebt hat. Es ist in vielen Unternehmen bereits vom Social Intranet abgelöst worden. Das Social Intranet ist, wie ich finde, aber nicht einfach nur besser. Es eröffnet völlig neue Formen des Arbeitens und Zusammenarbeitens.

Ein traditionelles Firmen Intranet machte alle möglichen Informationen für alle Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich. Eine Fachkraft im Vertrieb oder in der Produktion, benötigt aber oft nur einen Teil dieser Informationen. Damit steigt der Aufwand für jeden Mitarbeiter an jedem Arbeitstag die entscheidenden Informationen herauszufiltern, anstatt seine Arbeit zu erleichtern. Damit wird das Firmen Intranet ad absurdum geführt oder es wird schlicht nicht benutzt. Ein Social Intranet ist im Gegensatz dazu ein hochspezialisiertes Arbeitsinstrument. Genau aus diesem Grund gehört ihm die Zukunft.

Dynamische Wissensvermittlung

Ein Social Intranet ist im Vergleich zum traditionellen Intranet kein eindimensionaler Informationskanal. Früher schüttete eine zentrale Stelle Informationen an alle vernetzten Nutzer aus. Das Social Intranet bietet die Möglichkeit einer dynamischen Wissensvermittlung. In der Praxis bedeutet das, dass nicht mehr nur eine Redaktion Information und Wissen sammelt und einstellt, sondern dass alle Mitarbeiter gemeinsam das interne Firmen-Wiki pflegen. Dort finden sich dann sämtliche Fachbegriffe, Konzepte oder Spezialwissen, das für die Mitarbeiter relevant ist.

Diese Form des dynamischen Wissensaufbaus bringt unschätzbare Vorteile. Wenn etwa ein Störfall an einer Maschine in der Produktion auftaucht und ein Mitarbeiter eine neue, einfache Lösung dafür findet, kann er dieses Wissen in die Datenbank einpflegen. Taucht derselbe Fehler einige Jahre später wieder auf und der Mitarbeiter ist mittlerweile in einer anderen Abteilung, steht sein Wissen immer noch zur Verfügung. Diese Erfahrung steht der Redaktion eines traditionellen Firmen Intranets nicht zur Verfügung. Das Prinzip der Wissensvermittlung im Social Intranet lautet: Bottom-Up statt Top-Down. Wertvolles Wissen entsteht an der Basis und wird nicht von oben diktiert. Jeder Mitarbeiter wird zum Autor.

Mobiles, kollaboratives Zusammenarbeiten

Heute ist es im Unternehmensalltag längst zur Normalität geworden, neben PCs und Laptops auch Smartphones und Tablets einzusetzen. Durch die mobilen Geräte ist arbeiten von überall möglich. Dadurch wachsen die Herausforderungen an das Firmen Intranet. Meine dringende Empfehlung beim Umstieg auf ein Social Intranet ist darum, auf die Möglichkeit der Einbindung von mobilen Geräten zu achten. Mitarbeiter, die beim Kunden vor Ort sind oder im Home-Office arbeiten, müssen durch das Social Intranet genau so mit ihren Kollegen und allen Datenbanken verbunden sein, als wären sie im Unternehmen.

Nehmen wir folgendes Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter eines Waschmaschinenherstellers ist bei einem Kundentermin. Bei der Wartung eines Geräts stellt er fest, dass ein spezieller Fehler aufgetreten ist, weswegen er den Rat eines Experten benötigt. Das Telefonbuch in einem traditionellen Intranet würde in dieser Situation nicht helfen, wenn er den Namen des zuständigen Experten nicht kennt. In einem Social Intranet könnte ich als Mitarbeiter zusätzlich zu meinen Kontaktdaten, meine Expertenthemen verschlagworten. Dadurch ermögliche ich es anderen Mitarbeitern mich zu finden, indem sie nach meinem Fachthema suchen.

Zentrale Kommunikationsstelle in Echtzeit

Ein gut eingerichtetes Social Intranet wird zu der zentralen Kommunikationsschnittstelle eines Unternehmens. Es ersetzt darum im Idealfall andere Programme wie einen externen Kalender, Notiz-Programme oder sogar firmeninterne E-Mail-Software. Das verbessert den Informationsfluss und ganz entscheidend die Informationsflut. So schafft das Social Intranet hier Abhilfe: Wenn mehrere Mitarbeiter beispielsweise gemeinsam an einem Projekt arbeiten, können sie sich direkt und in Echtzeit über einen Chat oder eine Diskussionsfunktion austauschen. Kommunikation wird so erleichtert und zielgerichtet.

Indem das Social Intranet die Interaktionen zwischen Mitarbeitern besser organisiert, reduziert es die umständliche Kommunikation über andere Software und vereinfacht den Informationsaustausch, indem es einen Knotenpunkt zwischen allen Mitarbeiter bildet. Egal über welches Gerät ich mich als Mitarbeiter in das Social Intranet einlogge, ich habe immer den Überblick über den aktuellen Arbeitsstand.

Steigerung des Zusammengehörigkeitsgefühls

Das Social Intranet verbindet alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Das fördert die Zusammenarbeit enorm, da es eine Kontaktaufnahme mit Kollegen erleichtert und zugleich eine Plattform für die Zusammenarbeit darstellt. Ich möchte eine E-Mail an einen wichtigen Kunden schicken und sicher gehen, dass alle Sachinformationen richtig sind? Über das Social Intranet kann ich einen Mitarbeiter aus einer Fachabteilung zu Rate ziehen, der alle Fakten prüft. Das steigert, quasi ganz nebenbei, das Zusammengehörigkeitsgefühl im Betrieb. Je stärker jeder Einzelne in das Netzwerk einbezogen wird, desto mehr steigt das Vertrauen ineinander und erzeugt das Gefühl, gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Ich finde, dass es für ein Team nichts Wertvolleres gibt, als dieses Gemeinschaftsgefühl.
Individualisierung der Oberfläche und Steigerung der Effektivität

Jeder Mensch nimmt seine Umwelt anders wahr, verfügt über eigene Strategien, sich Wissen anzueignen und dieses wiederzufinden – nur die Oberfläche der Software mit der wir jeden Tag umgehen, sieht für alle gleich aus. Das muss nicht sein. Das Social Intranet ändert das. Viele Software-Lösungen ermöglichen erstens jedem Mitarbeiter den Zugang zu genau den Informationen, die für ihn wichtig sind, zweitens erlauben sie jedem Nutzer, seine Oberfläche individuell zu gestalten. Dadurch kann ich als Nutzer nicht nur besser und effektiver arbeiten, sondern diese einfache Maßnahme erhöht auch die Freude an der Arbeit und trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

Die Besonderheiten der arborsys GmbH

Seit vielen Jahren versorgen wir von der arborsys GmbH Teams auf der ganzen Welt mit Software-Tools, die ihre tägliche Arbeit erleichtern und optimieren. Unsere Lösungen setzen an der Schnittstelle zwischen IT und den einzelnen Fachbereichen an. Das Social Intranet verstehe ich als Instrument, dessen größter Nutzen darin liegt, dass Menschen stärker vernetzt und damit stärker wahrgenommen werden können. Besonders in einer Zeit des schnellen technologischen Wandels, bei dem es oft Neuerungen gibt, halte ich es für zentral, dem Einzelnen eine Stimme zu geben und den Teamzusammenhalt zu stärken. Beides leistet das Social Intranet.

Wenn wir in einem Unternehmen eine neue Lösung umsetzen, sehen wir uns selbst eher in der Rolle von “Übersetzern”. Wir sind keine “Technik-Freaks”, die in unverständlichen Fachbegriffen sprechen. Wir sorgen dafür, dass Mitarbeiter ein neues Tool gerne benutzen, weil sie den Mehrwert für sich selbst und für das ganze Team erkennen. Das Social Intranet verknüpft darüber hinaus alle Ebenen miteinander und fördert den Austausch zwischen Management und Mitarbeitern. Es macht die Firmenkultur lebendig und erfahrbar. An dieser Stelle wird deutlich, worum es mir beim Social Intranet besonders geht: um ein gutes und menschliches Miteinander.

Recommended Posts

Leave a Comment